Kötelező kommunikációs feladatok - megvalósítási szakasz

Az Széchenyi2020 keretében megvalósuló projektek kötelező kommunikációs feladatai közül  a projekt előkészítőszakaszának kötelező feladatait már bemutattuk, most nézzük meg mik a teendők a projekt megvalósítási szakaszában.

Ebben a szakaszban a kommunikációs tevékenységek célja a fejlesztés, valamint egyes mérföldköveinek megismertetése a széles közvéleménnyel. 

Az egyik ide tartozó kötelező feladat a sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése . A sajtóközleménynek nincs költségvonzata, mert ez a projektgazda által készített tájékoztató anyag a sajtó és azon keresztül a széles közvélemény számára. A projektgazdának kell összeállítania a sajtólistát, és ezen keresztül tájékoztatni a médiumokat. Törekedni kell rá, eljuttassuk a közleményt a helyi médiumokhoz, az illetékes szaksajtóhoz, és  a Magyar Távirati Irodához (MTI) is. A sajtóközlemény nem azonos a fizetett sajtóhirdetéssel. A kiküldött sajtóközlemény által generálódott, vagy bármely a projekthez kapcsolódó sajtómegjelenéseket össze kell gyűjteni, és az előrehaladási jelentéssel együtt beküldeni ezeket.

Sajtónyilvános események szervezése is kötelező. Ezek célja a projekt megvalósítási fázisainak minél nagyobb nyilvánosságot biztosító bejelentése, ha van rá lehetőség, akkor a projekt leendő helyszínén, egy helyszínbejárással, személyes bemutatással egybekötött tájékoztató tartandó, ha ez nem lehetséges, akkor a cég székhelyén vagy egy arra alkalmas helyen.  

Sajtóközlemény is készítendő a projekteseményhez kapcsolódóan. Ezt a helyszínen kell átadni a  résztvevő újságíróknak valamint ki kell küldeni a sajtólistánkra is az eseményt követően. A sajtólista, egy olyan táblázat, amely tartalmazza a médium nevét, az újságíró nevét, e-mail elérhetőségét és telefonszámát. A közleményt a téma jellegétől függően a helyi/országos médiumokhoz, az illetékes szaksajtóhoz, illetve a Magyar Távirati Irodához (MTI) juttassuk el, ha van rá mód. A projekttel kapcsolatban szervezett eseményről a kommunikációs szervezeti egységet mindig írásban értesíteni kell a rendezvény napját megelőző 20 naptári nappal. 

A beruházás helyszínén „A”, „B” vagy „C” típusú tájékoztató táblák elhelyezése is a feladatok közt szerepel. Ezek célja, hogy felhívják a lakosság figyelmét az adott helyen megvalósuló európai uniós fejlesztésről, és a források átlátható felhasználásáról. A táblának vannak kötelező elemei, és csak a kötelezően előírt adatok szerepelhetnek rajta. A tájékoztató táblát a projekt tényleges, fizikai megkezdésekor kell kihelyezni a projekt helyszínén/helyszínein, és a projekt fizikai befejezéséig kint kell tartani. A kihelyezett tábláról fotó készítendő, amely bizonyítja a feladat teljesítését. A projekt keretében megvalósítandó tevékenységtípus és a szerződésben megítélt támogatási összeg együttesen határozza meg a kihelyezendő tájékoztató táblák típusát.

Szükséges médiamegjelenés vásárlása is a projekthez kapcsolódóan. A projekt terhére fizetett médiamegjelenések célja a megvalósuló fejlesztés ismertségének, bizonyos esetben a látogatottságának a növelése. Hirdetések vásárlására lehetőség van a nyomtatott sajtóban, online felületeken, TV-ben, rádióban és közterületeken.

A kötelező feladatok közt szerepel a kommunikációs célra alkalmas fotódokumentáció készítése. A kommunikációs célból készített fotók nem egyeznek meg a teljesítés kapcsán kötelezően előírt fotókkal. Ezeknek a fotóknak a célja, hogy a központi kiadványokban, szórólapokon szerepelhessenek a jó projektek, a látványos fotók. Azonban ezek költsége a projekt kommunikációs keretének terhére csak abban az esetben számolhatók, ha megbízott profi fotós készítette a fényképeket, és a fotók minősége professzionális felhasználást tesz lehetővé.

Az előírt arculati és tartalmi elemek betartása is nagyon fontos minden esetben. Ha elmulasztjuk a kötelező kommunikációs feladatainkat, azzal a támogatásunkat veszélyeztetjük. Ha biztosra akarunk menni, kérjük szakértők segítségét.