Kötelező kommunikációs feladatok - előkészítő szakasz

Korábban már ismertettük az Széchenyi2020 keretében megvalósuló projektek kötelező kommunikációs feladatait. Most nézzük meg alaposabban a projekt előkészítő szakaszának kötelező feladatait, melyeket a támogatás összegétől és a projekt típusától függően határoznak meg.

A kommunikációs tevékenység fő célja az előkészítő szakaszban, hogy a kedvezményezett a projekt megvalósítása során alkalmazandó kommunikációs eszközöket és ezek időbeni ütemezését megtervezze. Emellett fontos szerepet kap a lakosság és az érintett célcsoportok tájékoztatása a tervezett fejlesztésről a társadalmi elfogadottság erősítése érdekében.

Az egyik ide tartozó feladat a kommunikációs terv készítése, mely a projekt életútjához kapcsolódó kommunikációs tevékenységeket és ezek időbeni ütemezését, valamint az eszközökhöz rendelt költségeket tartalmazza. A tervet a támogatási szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumokkal egy időben kell beadni, s szerződés megkötése előtt az uniós támogatás ténye nem kommunikálható. A kommunikációs tevékenység csak akkor kezdődhet meg, ha jóváhagyásra került kommunikációs terv.

Nyomtatott tájékoztatók, például szórólapok vagy brosúrák készítése is kötelező lehet. Ezek célja, hogy a lakosság és az érintett célcsoportok informálva legyenek az induló projektről. Lényeges szempont, hogy társadalmi elfogadottságot kapjon a projekt már a megkezdésekor. Elvárás a tájékoztatókkal kapcsolatban, hogy azok figyelemfelkeltőek és jól szerkesztettek legyenek, megjelenjenek bennük a kötelező arculati elemek, és további elérhetőségek is helyet kapjanak az érdeklődők részére.

Ha a kedvezményezett rendelkezik már működő honlappal, akkor ezen meg kell jelenítenie a projekthez kapcsolódó tájékoztatót, és ezt frissítenie kell a projekt fizikai zárásáig. Információt kell feltöltenie a projektről, és ezeket naprakészen kell tartania. A honlap főoldaláról jól látható helyen kell elérhetőnek lennie ennek a tájékoztatónak, valamint a kötelező tartalmi és arculati elemeket fel kell tüntetnie. Az úgynevezett infoblokknak mindig kiemelt helyen kell szerepelnie a honlapon, tehát láthatósági területen kell elhelyezni, mely azt jelenti, hogy megnyitáskor meg kell jelennie görgetés nélkül is. Ha a kedvezményezettnek nincs honlapja, akkor ez a kötelezettség rá nem vonatkozik, nem kell emiatt holnapot készítenie, de ha van bármilyen a tevékenységét ismertető honlapja, akkor ez a feladat kötelező számára.

A feladatok közt szerepel a lakossági fórum, közmeghallgatás szervezés is. A fórum célja, hogy a projektről közvetlenül tájékoztassa a kedvezményezett a fejlesztésben érintett lakosságot. Az érintett célcsoportok támogatásától nagyban függ a projekt megvalósításának sikere. A közmeghallgatás önkormányzati kedvezményezett esetén használatos eszköz.  A képviselő-testület közmeghallgatást tart évente legalább egyszer, melyet előre meghirdet. Ezen a helyi lakosság és a helyben érdekelt szervezetek képviselői a helyi közügyeket érintő kérdéseket és javaslatokat tehetnek, melyekre a közmeghallgatáson vagy legkésőbb 15 napon belül választ kell adni. Ezek az események jó alkalmak arra, hogy meghallgassák a lakosság és egyéb helyi érdekeltek véleményét, és kezeljék az esetleges aggályokat. Az érintett célközönséget a megrendezésre kerülő fórumról a kedvezményezettnek kell tájékoztatnia, valamint a fórum során jelenléti ívet és fotódokumentációt is kell készítenie, hogy igazolja a teljesítést.

A támogatás mértékétől és a projekt típusától függ, hogy kinek mely feladatokat kell elvégeznie, erről előző bejegyzésünkben már írtunk. Ha ez a szakasz a végére ért, következik a megvalósítási szakasz, melyben szintén számos kötelező kommunikációs tevékenység kap helyet. A kötelező kommunikációs feladatok elvégzéséhez kérhetjük szakértők segítségét, így biztos nem lesz hiba bennük, és nem marad ki semelyik fontos teendő.